Версія 3.131 (18.03.2025)

Інтеграція з Teams

Користувачам надано можливість обирати які типи сповіщень дзвіночка система має пересилати їх MS Teams. Якщо користувач налаштував пересилку в Teams (за замовчуванням пересилаються всі типи сповіщень), то можна додатково відключити певні із них:

Робота з архівом та знищенням документів

В даній версії реалізований значний функціонал що дозволяє віднести документи до архіву (позначка на документі), ініціювати знищення документів (формувати “Акт знищення” з огляду на терміни зберігання документа), знищувати документи у заданих режимах:

• знищити контент документа (сутність документа залишається та доступна для перегляду, але на вкладках вже немає файлів)
• остаточно знищити документи

Фактичне знищення відбувається асинхронно за нічним джобом.

Налаштування 

В Консолі адміністратора додані налаштування:

• Системна роль Архіваріус - вибір складу персоналу який має повноваження на нижчевикладені операції щодо архіву та знищення
• Шаблон процесу за яким відбувається видалення документів (шаблон має бути попередньо налаштований за вимогами замовника з відповідними погодженнями та налаштуванням “Вимагати дію” завдань, а також налаштована друкована форма шаблону документа Акт знищення)

Важливо: без налаштування ролі Архіваріус описаний нижче функціонал не буде доступний. Визначення ролі доступне також в розділі Системні ролі

Ознака Архів на документі

Пакетна операція нанесення ознаки Архів на документи (дозволяється для документів що опрацьовані або у стані Проект) тепер доступна ролі Архіваріус. Документи з ознакою Архів стають доступні лише для читання та операції над ними стають недоступними.

Також доступна зворотна операція повернення з архіву до оперативних документів:

У випадку помилок виконання пакетної операції, виводиться стандартне повідомлення:

Ознака документа Архів виводиться у представлені реєстру та в деталях документа:

Для документа з ознакою Архів виключаються можливості редагування параметрів, фіксації версії, додавання та зміни файлів, зміни в маршруті чи в параметрах завдань. 

Додавання коментарів (в т.ч. із зовнішніх систем) можливе.

При виконанні операції в Журналі опрацювання документа логується: “Передано до архіву”

Операції з архівом логуються в Журналі аудиту дій (початок та завершення):

Додано опції фільтрації переліку документів - Відображати архівні, Статус знищення:

Рекомендується налаштувати окремі реєстри для оперативних та архівних документів. Це пришвидшить роботу реєстрів та пошукових запитів.

Знищення документів

Загалом процес знищення включає:

• ініціацію знищення учасником ролі Архіваріус за пакетною операцією, що 
  • формує новий документ Акт знищення із зв’язками на документи що видаляються
  • формує записи логування у Журналі опрацювання Акту та знищуваних документах
  • формує записи логування у Журналі аудиту дій для адміністратора
  • формує Сповіщення про ініціацію адміністраторам
• процес опрацювання документа Акт знищення (погодження та затвердження)
• фактичне знищення (нічним джобом)

Ініціація знищення

Пакетна операція Ініціювати знищення має опцію для вибору:

• Лише контент (видаляються файли на закладках документів)
• Дані та контент (повне знищення документів із системи)

За результатами виконання пакетної операції надходять сповіщення у Дзвіночок (учасникам ролі Адміністратор та ініціатору пакетної операції), по кліку на яке можна перейти до документу Акт знищення:

В деталях документа що видаляється та реєстрі можна переглянути поточний статус щодо знищення документа:

В Журналі опрацювання документа відображено подію “Змінено зв’язок”:

Операція логується в Журналі аудиту дій (в т.ч. тип знищення). Посилання веде до документу Акт знищення:

За посиланням у панелі задач можна перейти до сформованого документу Акт знищення. 

Після формування Акту він автоматично запускається по маршруту опрацювання (ініціатором документа виступає той користувач, який запускав пакетну операцію (технічного користувача немає))

В документі Акт знищення в контролі “Документи що знищуються (див. детальний перелік в меню картки або в Журналі опрацювання)” сформовані системні зв’язки видаляти не можна, але можна перейти до деталей документа (поки його не видалено).  

Важливо: на панелі завдань Акту системні зв’язки щодо знищення не відображаються.

Акт, як документ, неможливо архівувати чи знищити в процесі опрацювання. З часом Акти можливо архівувати та знищувати як і інші документи.

В Журнал опрацювання Акту знищення додано подію Ініційовано знищення документів:

Коментар містить посилання на Excel-файл із списком документів що видалятимуться за актом, за допомогою якого можна одержати перелік зі складом документів:

Процес погодження Акту знищення

Процес погодження може включати формування друкованої форми Акту. Для такого налаштування необхідно попередньо:

• Налаштувати Aspose шаблон 
• Підготувати дані за допомогою методу getDestructionActDocumentsList (повертає перелік даних документів що видаляються)

Друкована форма може включати ідентифікаційні дані документа, реєстраційні дані, дані щодо номенклатури справ до якої віднесений документ тощо

Відповідно першим кроком рекомендується виконати формування друкованої форми та зафіксувати документ:

Статус документа Акт можна переглянути (аналогічно до інших документів):

Статус документа що знищується (перехід з Акта до Документа по посиланню “Відкрити документ”, доступному в контролі картки документа зі списком пов’язаних документів):

Адміністратор може скасувати такий Акт:

Затвердження акту знищення, виконання знищення

Процес погодження знищення має бути налаштований до потреб замовника та зазвичай включати погодження членами спеціальної комісії що виконує оцінку цінності документів та погоджує знищення підписанням Акту.

Фінальним кроком процесу є Підтвердження знищення документів (вимагати дію = Затвердити акт про знищення документів), що призначаються учасникам ролі Архіваріус:

Завдання можна підтвердити або скасувати що призводить до зміни статуса документа:

Джоб видалення

Документи в статусі Знищення підтверджено видаляються нічним джобом за налаштованим адміністратором розкладом

При знищенні контенту документів в акті залишаються зв’язки з документами по яких можна перейти до деталей документа, в якому на вкладках файлів контент буде очищеним. Параметри вкладок, як і інші складові документа доступні лише для перегляду без можливості виконання будь яких дій:

В Акті повного знищення документів зв’язки із документами очищаются. Статус Акту = Знищення виконано:

В Журналі опрацювання Акту представлено всі виконані дії:

Альтернативні сценарії

Приклад помилки при спробі ініціювання знищення документів без ознаки Архів:

Такі документи не включаються до складу Акту. Вони можуть бути переведені в Архів та знищені пізніше.

Помилки при знищенні (наприклад, файл був відкритий та заблокований іншим користувачем):

• помилка на документі що видалявся:

• помилка на Акті, якщо була помилка видалення документів за Актом:

Адміністратор може виконати повторну спробу видалення таких документів:

Script API - зміни

• updateContractor - додано можливість задавати  декілька типів контрагента (Покупець, Постачальник тощо)
• до об’єкту CurrentDocument додано ознаку destructionActType (за актом знищення передбачається знищення лише контенту чи всього документу)
• до події onDocumentRegistered додано підтримку  системного атрибуту "Реєстрація.Наскрізний номер"
• додано метод getDestructionActDocumentsList - Отримати дані JSON з переліком документів, що знищуються
• додано метод getTabDataByCode - Інформація по вкладці за кодом

Видалення чернеток документів

Ініціатору документа надано можливість видалення чернетки (документ щойно створений та ще не проходив кроків опрацювання) без додаткових підтверджень.

Якщо документ не пройшов реєстрацію та його було скасовано, то такі документи може видалити адміністратор.

Опції доступності налаштування Меню “Пуск”

Додано можливість для Пункту меню виведення лише із кнопки пов’язаного документа (при цьому для кнопки Створити не виводиться). 

Наприклад, створення Додатку для договору можливе лише за наявності Договору. Відповідно такий пункт не доступний із кнопки Створити документ, а лише відкривши батьківський документ натиснути кнопку створення пов’язаного документа.

Скористайтесь прапорцем Лише для створення підлеглого документа:

QR-код в Аркушах погодження

В усіх Аркушах погодження додано вивід QR-коду, що веде на картку документа