Модуль "Архів"

Загальний процес

В системі під архівом мається на увазі спеціальна позначка на документі, яка встановлюється пакетною операцією зазвичай по завершенню року за попередні роки. 

Наприклад, по завершенню 2024 року оперативному підрозділу в поточних реєстрах вже не цікаво переглядати документи старші за 2022 рік. Таким чином всі документи по 2021 включно відбираються пошуком, позначаються та пакетною операцією вони позначаються прапорцем “Архів”, а також встановлюється чіткий “Термін зберігання до” (не плутати із “Термін зберігання” за номенклатурою, який зазначається описовим текстом).

Важливо: відповідно до технічних налаштувань в базі даних архів може бути налаштований на зберігання в окремих файлах на повільних носіях. Тому перенесення в архів може відбуватись досить повільно та пізніше доступ до таких документів також сповільниться. Але разом із тим такі документи можуть бути доступними кінцевим користувачам по параметрах розширеного пошуку.

Після спліву термінів оперативного зберігання (відповідно термінів зазначених в номенклатурі) документи можуть передаватись до довготривалого (зазвичай окремої державної установи) архіву або знищуватись. В обох випадках після оформлення певних актів в системі виконується пакетна операція остаточного незворотного знищення документів.

Встановлення параметрів архівації

В процесі підготовки паперових оригіналів документів до групування в справи та томи тощо може виникати потреба в фіксації даних в системі про місце їх збереження. Для цього використовується відповідна пакетна операція:

Завдяки неї можна встановлювати значення атрибутів:

Важливо що для обраних документів будуть встановлюватись тільки не пусті значення. Тобо, якщо наприклад поле Примітки залишити пустим, то на документах значення поля Примітки залишиться без змін. Або при видачі документів на ознайомлення можна зазначити лише Примітки (інші поля пусті) та оновити опис:

Таким чином під час щорічного формування справ з паперовими оригіналами документів в скорозшивачах на відповідних електронних документах в системі позначаються дані щодо справ. Пізніше при переглядах документів комісіями щодо цінності документів та переформуванні справ виконуються такі ж дії.

Передача в архів

Пакетна операція передачі в архів встановлює на обраних документах відповідну позначку:

Підтвердіть виконання операції:

Відповідну позначку можна переглянути в реєстрі:

та в деталях на документі:

Робота реєстрів для підрозділів

Рекомендуємо виконати налаштування реєстрів користувачів для коректного розподілу повноважень виконавців та необхідного відображення документів. 

Наприклад:

• звичайним користувачами - в реєстрі документів встановити приховування документів із позначкою Архів
• відповідальному працівнику оперативного архіву - створити окремий реєстр де документи лише із позначкою Архів

Таким чином після встановлення на документах позначки “Архів” вони зникнуть із доступу в такому реєстрі. Тобто для такого підрозділу передача в архів означатиме недоступність документа але він залишатиметься у повноважних осіб.

Знищення документів

Надто старі документи потрібно час від часу видаляти із системи але такі дії вимагають обережного ставлення.

Рекомендуємо періодично на підставі строків зберігання встановлених затвердженою номенклатурою та рішень відповідних комісій встановлювати на документах атрибут “Строк зберігання до”.

Спираючись на достовірність даних зазначених в такому атрибуті відповідальний за збереження в архіві особі за допомогою фільтру потрібно відібрати документи:

Після перевірки можна скористатись пакетною операцією:

Необхідно зазначити підставу для остаточного видалення документів із системи:

Після цього запуститься тривалий, послідовний та незворотній процес видалення документів із системи (або документи що не були зареєстровані, або з позначкою Архів).

Інформація про факт знищення документів зберігається у лог файлах на сервері додатків та з часом видаляється адміністратором: