Встановлення номенклатурного індексу для документа

Опис налаштування номенклатури на обліковий рік описано: Налаштування номенклатури справ

Ручне визначення

За умови наявності в системі налаштованої номенклатури в стані Затверджено на документах стає доступним посилання за яким відкривається форма:

За замовчуванням встановлюється рік найновішої з затверджених номенклатур. Виберіть потрібний рік (з урахуванням дати створення документа) з випаючого списку що містить роки номенклатур у стані Затверджено та скористайтесь пошуком для вибору номенклатурного індексу

Деталі щодо номенклатури можна переглянути у підказці при наведенні миші на значення атрибуту Індекс справи.

Зазвичай протягом року по документу встановлюють лише індекс номенклатури (справи). Із передачею документа в оперативний архів зазначають інші параметри:

• Місцезнаходження - текстовий опис де знаходиться оригінал паперового документа
• Примітки - опис щодо стану документа, кому виданий на ознайомлення тощо
• Строк зберігання до - дата до якої планується зберігати документ до видалення. Зазвичай встановлюється на підставі строку зберігання, зазначеного в номенклатурі.

Результат встановлення параметрів архівації зберігається в “Події та коментарі”:

Визначення під час реєстрації

Важливо попередньо для Журналу реєстрації налаштувати один Номенклатурний індекс за певний рік.

Під час реєстрації для дати (року) реєстрації документа в налаштуваннях обраного Журналу виконується пошук номенклатурного індексу із таким роком та якщо індекс:

• не знайдений або знайдено кілька, то нічого не виконується
• знайдений один, його значення проставляється на документі

Важливо для Реєстраторів! При скасуванні реєстрації документа може залишитись прив’язка документа до Номенклатури. Змінити це можливо вручну.

Пакетне встановлення номенклатурного індексу

Пакетні операції доступні повноважним користувачам (наприклад, адміністратору) за наявності номенклатури у стані Затверджено.

Якщо в певному реєстрі документів в лівій частині навести мишу на іконку, вона стає прапорцем для вибору. Якщо обрати певні елементи, стає доступний режим пакетних операцій. Вибрати необхідну операцію можливо по іконці “три крапки”:

Далі виберіть потрібні параметри та виконайте операцію:

Після виконання можна вибірково перевірити результати.

Підсумки

Із впровадженням ведення номенклатури кінцеві користувачі отримують додаткові можливості обробки даних.

Колонки

Якщо налаштуваннями адміністратора дозволений вибір, ви можете на власний розсуд змінити налаштування колонок реєстру, в т.ч. вивести/приховати колонки щодо номенклатури справ:

Пошук

Якщо в системі налаштована номенклатура в стані Затверджено, то в Розширеному пошуці стає доступним блок для пошуку по параментах номенклатури та архіву:

Завершення року

Зазвичай відповідальні за діловодство в підрозділі це визначені особи що відповідно до своїх обов'язків мають підлаштувати зручніше роботу в реєстрі.

Відповідно протягом року важливо перевіряти коректність встановлення номенклатури по всіх документах за допомогою наведених налаштувань колонок та пошуку.

По завершенню певного року виконується перегляд документів, вносяться корективи та за потребою встановлюються примітки.

Відповідальним кроком є передача певних документів в оперативний архів (документи залишаються в організації та можуть бути доступні за певними критеріями пошуку в поточному інтерфейсі).