Етапи погодження документа та їх особливості
Погодження документа є ключовим етапом у робочому процесі, який передбачає отримання згоди від усіх зацікавлених сторін щодо змісту документа. Основні дії включають:
- Ініціація: Автор документа запускає процес погодження, визначаючи коло осіб, які мають його затвердити.
- Маршрутизація: Документ проходить визначений маршрут, відправляючись на погодження кожному учаснику послідовно.
- Підтвердження: Кожен учасник переглядає документ і приймає рішення:
- Виконати: Учасник погоджує документ.
- Відхилити: Учасник не погоджує документ, вказуючи причину у коментарі.
- Електронний підпис: Для забезпечення юридичної значущості, процес може включати електронний підпис, що підтверджує згоду учасника.
- Версіонування: Кожна нова версія документа фіксується системою, дозволяючи відстежувати зміни та повертатися до попередніх варіантів.
- Додаткові матеріали: Документ може містити гіперпосилання на інші документи або файли, що забезпечує повну інформацію для прийняття рішення.
- Відстеження статусу: Система в режимі реального часу відображає статус погодження кожним учасником, використовуючи інтуїтивно зрозумілі візуальні індикатори.