Глосарій
Терміни
Назва терміну |
Пояснення |
Active directory |
Це служба каталогів, розроблена компанією Microsoft для централізованого управління та зберігання інформації про мережеві ресурси, такі як користувачі, групи та комп'ютери. AD забезпечує:
|
SharePoint |
Це платформа від Microsoft, яка використовується для створення веб-сайтів. Вона забезпечує безпечне місце для зберігання, упорядкування та спільного доступу до інформації з будь-якого пристрою. |
| Це автоматична функція системи, яка забезпечує присвоєння послідовних реєстраційних номерів документам під час їх реєстрації. Вона використовується для полегшення процесу обліку документів та уникнення дублювання номерів. Однак у випадках, коли потрібно зарезервувати конкретні номери, використовувати певні номери або змінити дату реєстрації документа, авто-нумерація може бути вимкнена вручну. Авто-нумерація також знімається автоматично, коли користувач намагається вручну змінити номер або дату реєстрації, що дозволяє вказувати необхідні значення та забезпечує гнучкість у процесі управління документацією. | |
Це офіційний документ, який фіксує рішення та зауваження всіх учасників процесу узгодження щодо конкретного документа. Це як своєрідний протокол, де зазначається, хто і що сказав про документ, і які рішення були прийняті. |
|
Атрибути картки |
Це основні характеристики документа, які необхідно заповнити для його повного опису та подальшої обробки. Вони можуть включати дату створення, тип документа, контрагент, опис та обов'язкові поля (поля, які необхідно обов'язково заповнити для збереження документа, позначені зірочкою (*)). |
Версіонування файлів |
Це процес систематичного відстеження та управління змінами, які відбуваються з файлом протягом його життєвого циклу. Цей процес дозволяє зберігати історію змін, що були внесені до файлу, і забезпечує можливість повернення до попередніх версій у разі потреби. |
| Це графічний інтерфейс користувача, призначений для введення інформації про новий документ та його подальшого внесення до відповідного журналу. Вікно містить поля для введення дати реєстрації, наскрізного номера, реєстраційного номера, типу документа та іншої релевантної інформації. Крім того, воно може включати додаткові функції, такі як: автоматичне генерування номерів, вибір зі списку типів документів, бронювання номерів для майбутніх документів. | |
Внутрішній підпис |
Це електронний підпис, який використовується для підписання внутрішніх документів компанії. Він застосовується виключно співробітниками організації і не надсилається зовнішнім контрагентам. |
Внутрішнє візування (погодження) |
Це процедура внутрішнього погодження проєкту документа в організації, яка полягає у проставленні електронної відмітки відповідальними особами, що мають компетенцію в питаннях, викладених у документі. Візування здійснюється для забезпечення відповідності документа вимогам законодавства, доцільності та обґрунтованості його змісту. У випадку наявності кількох погоджувачів кожен з них перевіряє документ в межах своєї компетенції та несе відповідальність за свою частину погодження. Погоджувачі мають право подавати зауваження до документа, які фіксуються окремо із зазначенням цього факту на самому проєкті документа. |
Домен |
Логічна група комп'ютерів у мережі, які адмініструються як єдина одиниця з централізованою базою даних. |
Журнал версій |
Це запис, який відстежує та зберігає всі зміни, внесені до документа або файлу. Він дозволяє користувачам переглядати історію правок, включаючи дату, час і автора кожної зміни. Завдяки журналу версій можна аналізувати, як документ змінювався з часом. |
Журнал доступу |
Містить події, пов’язані з доступом до документа та його маршрутом. Доступ може бути наданий власноруч або за маршрутом опрацювання документа. |
| Це числове значення, яке вказує на загальну кількість документів у поточному перегляді реєстру.Розташована у верхній правій частині сторінки реєстру. | |
Заголовок документа |
Розташований у верхній частині форми. Він містить назву документа та унікальний номер (ознака контролю). За потреби назва документа може бути налаштована відповідно до вимог організації. |
| Це удосконалений вид електронного підпису, який створюється за допомогою засобів криптографічного перетворення даних. Він базується на кваліфікованому сертифікаті відкритого ключа і має таку ж юридичну силу, як і власноручний підпис. | |
Контент документа |
Все, що додається до документа: текст, таблиці, файли. |
| Це елемент, розташований у полі "Пов'язані документи", який відображає список документів, пов'язаних з відкритим документом. Цей контрол дозволяє користувачам швидко переглядати та керувати зв'язками між документами, що полегшує навігацію та доступ до пов'язаних матеріалів. Якщо кількість пов'язаних документів перевищує три, контрол показує три перші документи та відображає символ "...". Щоб побачити весь перелік пов'язаних документів, необхідно натиснути кнопку "Розгорнути". | |
Логін |
Унікальний ідентифікатор користувача в системі, що використовується для входу до облікового запису. |
| Це унікальний, послідовний номер, який автоматично присвоюється кожному новому документу під час його реєстрації. Він служить для однозначної ідентифікації документа в системі і зазвичай збільшується на одиницю після кожної нової реєстрації. Наприклад, перший зареєстрований документ може мати наскрізний номер "1", другий - "2" і так далі. | |
| Це процес завантаження та оновлення актуальних даних про контрагента або кореспондента з централізованого довідника. Ці дані включають назву, код ЄДРПОУ, контактні дані та іншу важливу інформацію. | |
| Елемент інтерфейсу, розташований у верхній частині сторінки документа. Містить інструменти для управління завданнями (погодження, відхилення, делегування) та додавання коментарів. Відображає поточний статус і маршрут обробки документа, з можливістю розгортання/згортання етапів і внесення коментарів. | |
Панель пакетного підписання |
Інструмент в системі електронного документообігу (СЕД), що дозволяє користувачам одночасно накладати електронні підписи на декілька документів. Користувач формує пакет з документів, обирає тип підпису і запускає процес підписання. Після завершення система автоматично оновлює статуси підписаних документів та інформує користувача про результати. |
| Елемент, який відображає детальну інформацію про користувача: його посаду, підрозділ, логін та електронну адресу. Це допомагає користувачеві швидко ідентифікувати особу та зрозуміти її функції в системі. | |
| Це номер, який був зарезервований для реєстрації документа, але з якихось причин не був використаний. Це може статися, якщо документ був відкликаний, або якщо було прийнято рішення використовувати інший номер. Пропущені номери зазвичай відображаються в спеціальному списку, щоб їх можна було використовувати в майбутньому. | |
Реєстри |
Розділи в системі електронного документообігу (СЕД), що містять структуровані списки документів та завдань для зручного управління ними. Серед основних реєстрів: Сьогодні, Завдання, Документи, Доручення та Контроль, кожен з яких може містити підреєстри за типами документів або категоріями (наприклад, "мої завдання", "підрозділу", "опрацьовані"). |
| Це номер, який використовується для ідентифікації документа. Він може збігатися з наскрізним номером, але часто має інший формат або додаткові символи. Реєстраційний номер може бути присвоєний вручну або автоматично за певним алгоритмом. Його основна мета – забезпечити зручний пошук і відстеження документа в системі. | |
| Це система класифікації інформації за ступенем її доступності. Вона визначає, хто саме може переглядати, редагувати або видаляти певний документ, файл чи дані. За допомогою рівнів конфіденційності можна створити різні рівні захисту інформації, від загальнодоступної до строго секретної. | |
Тенант |
Окремий екземпляр програмного забезпечення або служби, який використовується певною організацією. Кожен тенант має власні налаштування та дані, ізольовані від інших тенантів у середовищі мультиоренди. Наприклад, у хмарних службах кожен клієнт отримує свій окремий тенант для забезпечення безпеки та ізоляції даних. |
| Це вікно, яке відкривається при натисканні на кнопку "Запросити доступ" і дозволяє користувачам надіслати запит на отримання доступу до документа, до якого вони не мають прав. У формі є два ключові поля: "Звернутись до", де за замовчуванням зазначений ініціатор документа, але користувач може вибрати іншого співробітника для надсилання запиту, та "Коментар до запиту", що дозволяє вказати причину, чому потрібен доступ. Після заповнення полів користувач може надіслати запит, натиснувши кнопку "Запросити доступ", або скасувати дію, натиснувши "Скасувати". |
Стани документа і завдань
Відображення в навігаторі |
Стан завдання |
|---|---|
 |
Проект, завдання не призначене виконавцю |
 |
Взято в роботу, виконується, виконавець ознайомлений з документом та завданням |
 |
Виконуються делеговані завдання або завдання нижчого рівня |
 |
Завдання або документ відхилено виконавцем |
 |
Завдання виконане або документ погоджений |
 |
Призупинене опрацювання документу, вимагається підтвердження виконання завдань нижчого рівня або завдання нижчого рівня було відхилено |
 |
Видалено завдання шаблонного маршруту |
 |
Погоджена/підписана/завізована відповідна версія документу |
 |
Чернетка документа, де дозволені зміни та редагування. |
| Друк Аркушу погодження | Отримання інформації про учасників, реєстраційного номеру, дати, версії, таблиці з прийнятими рішення учасників опрацювання документа | Натиснути кнопку "Друк Аркушу погодження", підтвердити дію | Формування звіту для друку або збереження |
| Друк Журналу опрацювання | Отримання детальної історії змін документа | Натиснути кнопку "Друк Журналу опрацювання" | Формування детального звіту для друку або збереження |
| Надати доступ | Розширення доступу до документа | Натиснути кнопку "Надати доступ", обрати користувачів та рівень доступу | Вибрані користувачі отримають відповідні права доступу до документа |
| Підписи документа | Перегляд інформації про внутрішні, зовнішні підписи та кваліфікований електронний підпис (КЕП) документа | Натиснути кнопку "Підписи документа", у верхній частині вікна обрати тип підпису (всі, внцтрішній або КЕП) та обрати перевірку або завантаження документа та КЕП | Завантаження підписів та документів для перевірки або друку |
| Друк Штрих-коду | Додавання штрих-коду до документа | Обрати опцію "Друк штрих-коду", вказати місце розташування | Автоматичне генерування та розміщення штрих-коду на документі |
| Відкрити папку | Перехід до налаштувань шаблона документа | Натисніть кнопку "Відкрити папку", щоб перейти до розділу налаштувань шаблону | Доступ до середовища налаштування шаблону документа з можливістю змінити його структуру, формат і вміст |
| Видалити | Зміна статусу документа на "Скасований" | Натиснути кнопку "Видалити", підтвердити дію | Статус документа змінюється на "Скасований" і документ не відображається у списку активних документів |
Опції файла 
| Дія | Опис |
|---|---|
| Завантажити | Імпортувати файл з локального сховища до хмарного сервісу. Ліворуч від форми "Детальних дій" розташована кнопка "Завантажити" для швидкого завантаження файлу. |
| Редагувати у Word | Використати всі можливості десктопного редактора Word для роботи з документом. |
| Редагувати онлайн | Вносити зміни в файл за допомогою веб-інтерфейсу, синхронізуючи їх з іншими користувачами в реальному часі. |
| Додати інший файл |
|
| Додати нову версію із файлу | Можна змінити завантажений файл, вибравши функцію "Додати нову версію з файлу". |
| Журнал версій | Зберегти будь-яку версію на свій комп'ютер для архівування. |
| Друк файлу | Для того, щоб роздрукувати необхідний файл, необхідно клікнути на кнопку та вибрати "Роздрукувати" або скористатися швидкою кнопкою, яка розташована ліворуч від кнопки "Завантажити". |
| Відкрити онлайн | Можливість переглянути документ в режимі онлайн. |
| Додати ЕЦП з файлу | Виберіть свій ключ електронного підпису та введіть пароль. |
Рівні доступу до документів
| Читання | |
| Редагування | |
| Власник |
Права доступу до файлів
| Права доступу до файлу | Дії |
|---|---|
| З правами перегляду (читання) |
|
| З правами редагування |
|
| З правами власника |
|
Кнопки
Кнопка |
Опис | Розташування |
|
Аватар користувача 
|
Елемент інтерфейсу, який відображає поточну сесію користувача. Зазвичай він містить графічне зображення та пов'язаний з функціями управління профілем та персоналізацією інтерфейсу. | Розташований у лівому верхньому куті інтерфейсу. |
|
Увійти 
|
Елемент інтерфейсу користувача для авторизації в системі. | Розташований в блоці авторизації. |
|
Вийти 
|
Елемент інтерфейсу користувача для авторизації в системі. | Розташований в блоці авторизації. |
Змінити параметри входу  |
Елемент інтерфейсу, який перенаправляє користувача на сторінку авторизації для подальших дій. | Знаходиться у вікні налаштувань профіля користувача. |
|
Налаштування 
|
Елемент інтерфейсу користувача, зображений у вигляді шестерінки, який забезпечує швидкий доступ до меню налаштувань системи. Користувач отримує можливість змінювати параметри, такі як мова інтерфейсу, зовнішній вигляд системи. | Розташований праворуч від аватарки користувача. |
|
Фільтр 
|
Елемент інтерфейсу користувача, використовується для відкриття модального вікна з розширеними можливостями пошуку документів в реєстрах "Сьогодні", "Завдання", "Документи", "Контроль" та "Довідники". | Розташований в хедері сторінки в полі пошуку. |
|
Застосувати 
|
Елемент інтерфейсу користувача, використовується для збереження інформації після фільтрації документів. | Розташований в модулі "Фільтр". |
|
Персоналізувати 
|
Елемент інтерфейсу користувача, який дозволяє налаштовувати відображення даних у реєстрах та формувати звіти. Він дає можливість обирати вид (Картка або Таблиця), групування, сортування та колонки для відображення, що допомагає користувачам зручно працювати з інформацією в реєстрах "Завдання", "Документи", "Контроль" та "Контрагенти". | Розташований в хедері сторінки. |
|
Панель інструментів 
|
Елемент інтерфейсу користувача, який дозволяє швидко отримати зведену інформацію про документи за різними критеріями. Доступний в реєстрах "Завдання", "Документи" та "Контроль". | Розташований в хедері сторінки. |
|
Пакетні операції 
|
Інструмент для одночасного виконання дій над кількома документами/завданнями: формування пакету документів, надання доступу, додавання зв'язку, зміна ініціатора, встановлення статусу, видалення. | Розташований в хедері сторінки. |
|
Сповіщення 
|
Елемент інтерфейсу, який інформує користувача про всі важливі дії, пов'язані з документами. Кожне сповіщення містить: назву документа, опис завдання, дату і час, та користувача, який призначив завдання, новий рівень доступу або статус документа (наприклад, "читання", "додав зовнішній коментар"). За допомогою фільтрів можна переглядати сповіщення, відфільтрувавши їх як непрочитані або за останні 30 днів. Натиснувши на сповіщення, користувач переходить до відповідного документа і може виконати необхідні дії. | Розташований під аватаром користувача в боковій панелі. |
|
Реєстр "Сьогодні" 
|
Реєстр, що показує ключові показники завдань, які знаходяться в області відповідальності користувача. Включає кругову діаграму оброблених документів та фільтрацію завдань за типом, виконавцем, роллю, підрозділом, видом документа, ініціатором, темою, юридичною особою та статусом документа. | Розташований в панелі навігації. |
|
Реєстр "Документи" 
|
Це реєстр, який містить усі документи, пов’язані з діяльністю користувача. За допомогою цього інструменту ви можете не тільки переглядати існуючі документи, але й створювати нові (використовуючи різноманітні шаблони), редагувати їх, а також видаляти непотрібні. Реєстр забезпечує зручний пошук документів за різними критеріями та дозволяє відстежувати історію змін. | Розташований в панелі навігації. |
|
Реєстр "Завдання" 
|
Цей реєстр є персональним центром контролю за завданнями, де користувач може переглядати, фільтрувати та керувати всіма справами, пов'язаними з ним або його підрозділом. Показує кількість нових завдань та поділяє їх на групи: Мої, Мої делеговані, Підрозділу, Опрацьовані, Всі. | Розташований в панелі навігації. |
|
Реєстр "Контроль" 
|
Реєстр відображає список завдань і документів, пов'язаних з користувачем або його підрозділом, з можливістю фільтрації та сортування. Використовується для створення контрольних пунктів, призначення відповідальних осіб, відстеження термінів і моніторингу статусу завдань і документів. | Розташований в панелі навігації. |
|
Реєстр "Заступники" 
|
Цей реєстр дозволяє керувати призначенням тимчасових замін (заступників) для користувачів на період їх відсутності, таких як відпустка, хвороба або відрядження. У цьому реєстрі можна додавати нових заступників, редагувати інформацію про вже призначених, переглядати список всіх заступників та скасовувати заміни після закінчення їх терміну дії або за потреби. Реєстр доступний для всіх користувачів системи, але права на призначення та редагування замін залежать від ролі користувача: адміністратор, керівник підрозділу або звичайний користувач. | Розташований в панелі навігації. |
|
Реєстр "Контрагенти" 
|
Цей реєстр містить інформацію про організації та фізичних осіб, з якими компанія взаємодіє у ході своєї діяльності. У цьому реєстрі зберігаються контактні дані та інші важливі відомості про контрагентів, таких як клієнти, постачальники та підрядники. | Розташований в панелі навігації. |
|
Реєстр "Довідники" 
|
Реєстр, з інформацією про контрагентів та інші важливі відомості, що сприяють ефективному управлінню бізнес-процесами. | Розташований в панелі навігації. |
|
Реєстр "Доручення" 
|
Цей реєстр, де зберігаються, обробляються та відстежуються всі доручення в організації. Він дозволяє створювати нові доручення, призначати відповідальних осіб, встановлювати терміни виконання та відслідковувати прогрес виконання. | Розташований панелі навігації. |
|
Довідка 
|
Це інформаційний ресурс, який містить детальні пояснення, інструкції та приклади щодо використання системи. | Розташований в панелі навігації. |
|
Блок Оргструктура 
|
Надає користувачам доступ до інформації про організаційну структуру компанії. Він дозволяє переглядати дані про співробітників (ПІБ, посада, підрозділ, контактна інформація), підрозділи (назва, структура, керівник) та історію змін у структурі (додавання нового співробітника, переведення співробітника в інший підрозділ, зміна посади). | Блок візуально представлений як іконка та розміщений у боковій панелі під іконкою співробітника. |
|
Створити 
|
Це елемент інтерфейсу користувача, який ініціює процес створення нового документа. | Розташований у верхній лівій частині реєстрів "Документи" та "Довідники". |
|
Картка документа 
|
Елемент інтерфейсу користувача, що містить всю необхідну інформацію про документ. Залежно від типу документа та налаштованих маршрутів, користувачі можуть додавати підписантів, зазначати терміни виконання та відстежувати статус проходження документа. | Розташований в центрі форми, ліворуч від закладки "Файли". |
|
Файл документа 
|
Елемент інтерфейсу користувача, призначений для керування файлами, пов'язаними з цим документом. Цей інтерфейс дозволяє завантажувати файли з локального комп'ютера, вибирати готові шаблони для створення нових файлів, переглядати список вже доданих файлів, а також виконувати інші операції над файлами, такі як редагування, видалення, перейменування тощо. | Розташований в центрі форми, праворуч від закладки "Картка". |
|
Інформаційні файли 
|
Елемент інтерфейсу користувача, який дозволяє користувачам завантажувати, зберігати та керувати додатковими файлами, пов’язаними з їхньою діяльністю. Ці файли можуть бути використані як доповнення до основних документів або як самостійні ресурси. | Розташований в центрі форми, праворуч від закладки "Файл документу". |
|
Контроль 
|
Елемент інтерфейсу користувача, який дозволяє відстежувати строки, призначати відповідальних та контролювати виконання завдань. Він допомагає забезпечити вчасне завершення проекту та підвищити його ефективність. | Розташований в центрі форми, праворуч від вкладки "Картка". |
|
Кнопка "Розгорнути/згорнути" 
|
Елемент інтерфейсу користувача, що дає змогу згортати або розгортати панель операцій. | Розташована в панелі операцій. |
|
Кнопка "Виконати" 
|
Це елемент інтерфейсу, який запускає процес схвалення електронного документа. Після натискання, користувач може залишити коментарі та додати електронний підпис, за умови налаштування. Система автоматично передає документ наступному погоджувачу. | Розташований в Панелі операцій перегляду/редагування маршруту |
|
Відхилити 
|
Це інтерактивний елемент інтерфейсу, який зупиняє процес затвердження документа. Щоб відхилити документ, потрібно вказати причину у коментарі. Після цього документ повертається на доопрацювання, а процес затвердження починається спочатку. | Розташований в Панелі операцій перегляду/редагування маршруту |
|
Маршрут 
|
Це інструмент користувацького інтерфейсу, призначений для керування процесом затвердження документа. Він дозволяє налаштувати послідовність дій, делегувати завдання між учасниками та ініціює запуск процесу опрацювання документа, забезпечуючи його ефективне просування через етапи перевірки, погодження та затвердження. | Розташований в Панелі операцій перегляду/редагування маршруту |
|
Відправити 
|
Це елемент інтерфейсу, який запускає виконання завдання за маршрутом. Ця функція реалізована у вигляді кнопки, яка динамічно змінює свій стан і назву в залежності від статусу завдання. Після натискання кнопки її функціонал змінюється на "Призупинити маршрут", що дозволяє користувачеві контролювати хід виконання завдання. | Розташований на панелі опрацій перегляду/редагування маршруту. |
|
Призупинити маршрут 
|
Це елемент інтерфейсу, який дозволяє користувачу тимчасово перервати виконання завдання, що рухається за встановленим маршрутом. Ця функція реалізована у вигляді кнопки, яка динамічно змінює свій стан і назву в залежності від статусу завдання. До моменту відправки завдання кнопка має назву "Відправити". Після відправки вона змінюється на "Призупинити маршрут", що дозволяє користувачу зупинити виконання завдання. Повторне натискання цієї кнопки призводить до відновлення виконання завдання. | Розташований на панелі опрацій перегляду/редагування маршруту. |
|
Підписи документа 
|
Інтерактивний елемент інтерфейсу для візуального представлення електронного цифрового підпису (ЕЦП) в інтерфейсі користувача. Натиснувши на нього, можна переглянути деталі підпису, завантажити документ та ключ, а також перевірити його валідність. Це гарантує юридичну силу та безпеку документа. | Розташований у вкладці "Файли". |
|
Додати 
|
Це елемент інтерфейсу, який використовується для додавання нових записів до реєстру, таких як контрагенти, кореспонденти та приватні особи. | Розташований в нижньому правому куті реєстру "Довідники". |
|
Друк 
|
Елемент інтерфейсу, який зображує принтер і використовується для запуску процесу друку документа на папері. | Розташований у закладках "Файли документа" або "Інформаційні файли" праворуч в хедері. |
|
Зареєструвати 
|
Елемент інтерфейсу, який використовується для виконання дії реєстрації документа в системі. Він відображається в картці документа і слугує для швидкого доступу до функції реєстрації. Натискання на цю кнопку відкриває "Форму реєстрації документу", де користувач може обрати відповідний журнал реєстрації, якщо таких журналів декілька, або підтвердити реєстрацію, якщо журнал один і користувач має відповідні права. | Розташований в нижньому правому куті картки документу. |
|
Зареєструвати 
|
Елемент інтерфейсу, який використовується для ініціації реєстрації документа. Він відображається в завданнях, що передбачають обов'язкову реєстрацію документа. | Розташований на панелі опрацій перегляду/редагування маршруту. |
|
Додати 
|
Елемент інтерфейсу, який використовується для створення зв’язків між документами | Розташований в нижньому правому куті картки документу. |
|
Додати пов'язаний документ 
|
Елемент інтерфейсу користувача, який дозволяє створювати новий документ, пов'язаний з поточним батьківським. При натисканні відкривається форма для створення нового пов'язаного документу, де автоматично заповнюються деякі атрибути на основі даних батьківського документу. | Розташований в нижньому правому куті вікна документу. |
|
Завантажити з локального диску 
|
Елемент інтерфейсу, який ініціює процес перенесення файлу з комп'ютера (або іншого пристрою) до системи, з якою працює користувач. | Розташований у закладках "Файли документа" або "Інформаційні файли". |
|
Опції 
|
Елемент інтерфейсу користувача, який змінює набір доступних функцій залежно від статусу файлу та виконаних дій. Після обробки документа з'являються нові можливості (друк, електронний підпис), а деякі старі (редагування в онлайн-редакторі) можуть стати недоступними. | Розташований у закладках "Картка," "Файли документа" або "Інформаційні файли" праворуч в хедері. Активується під час наведення курсора. |
|
Штрих-код 
|
Елемент інтерфейсу користувача, який дозволяє створювати та налаштовувати штрих-коди. При натисканні на нього відкривається вікно з опціями, які дають змогу визначити бажане розташування штрих-коду на сторінці (ліворуч, по центру або праворуч). Після вибору користувач отримує готовий штрих-код у форматі PDF, який можна відразу переглянути, зберегти або роздрукувати. | Розташований у вкладці "Картка". |
|
Додатково 
|
Елемент інтерфейсу користувача, який відкриває контекстне меню з додатковими опціями для роботи з вибраним об'єктом. | 1. Розташований на закладках "Файли документа" та "Інформаційні файли", поруч з назвою файлу. 2. Розташований на завданні в навігаторі маршруту опрацювання. |
|
Властивості документа 
|
Інтерактивний елемент інтерфейсу з випадаючим меню дозволяє користувачеві швидко та легко виконувати відповідні дії з документом залежно від його поточного статусу. | Розташований у верхньому правому кутку вікна документа, поруч із версією опрацювання документа. |
|
Надати доступ 
|
Інтерактивний елемент інтерфейсу для надання доступу до документу або завдання іншим користувачам. Після натискання відкривається модальне вікно, де можна вибрати одну людину або групу, встановити рівень доступу (Читання, Редагування, Власник) та додати коментар. | Розташований в модальному вікні "Пакетні підписання". |
|
Додати зв'язок з документом 
|
Інтерактивний елемент інтерфейсу для створення зв’язку між поточним документом та іншим. Після натискання відкривається модальне вікно, де можна обрати документ зі списку та підтвердити вибір. | Розташований в модальному вікні "Пакетні підписання". |
|
Звіти 
|
Інтерактивний елемент інтерфейсу, який забезпечує швидкий доступ до функціоналу формування звітів. | Розташований в модальному вікні "Пакетні підписання". |
|
Журнал опрацювання 
|
Елемент інтерфейсу, який зберігає та відображає історію всіх дій, виконаних з документом. Він фіксує зміни, додавання коментарів, затвердження, підписання, редагування та інші операції, що дозволяє відстежувати етапи опрацювання документа, забезпечувати прозорість процесів та контролювати виконання завдань. Журнал опрацювання використовується для моніторингу діяльності користувачів та забезпечення аудиту дій з документами. | Розташований на панелі швидкого доступу. |
|
Надати доступ 
|
Це елемент інтерфейсу, який використовується для налаштування рівнів доступу до документа для інших користувачів. Натискаючи на цю кнопку, користувачі з відповідними правами можуть надавати доступ до документа з можливістю вибору рівня доступу: "Читання", "Редагування" або "Власник". Крім того, можна додати коментар, який пояснює мету надання доступу. Вікно "Надання доступу" відображає дві категорії: "Надано власноруч", де показані користувачі, яким доступ надано вручну, і "Надано за маршрутом", де вказані користувачі, які отримали доступ через визначений маршрут обробки документа. | Розташований на панелі швидкого доступу. |
|
Картка 
|
Це елемент інтерфейсу, який проставляється за замовчуванням та відображає користувачу картку документа. | Розташований на панелі швидкого доступу. |
|
Дві колонки 
|
Це елемент інтерфейсу, який дає змогу переглядати одночасно і картку документа, і файл документу. Щоб повернутися в звичайний режим перегляду, необхідно натиснути на віджет "Картка". | Розташований на панелі швидкого доступу. |
|
Маршрут 
|
Це елемент інтерфейсу, який візуально відображає шлях документа через різні етапи обробки. Дозволяє користувачам відстежувати виконання завдань, перемикатися між етапами і отримувати детальну інформацію про процес. | Розташований на панелі швидкого доступу. |
|
Обговорення 
|
Це елемент інтерфейсу, який забезпечує користувачам можливість створювати нові теми для обговорення, додавати коментарі та налаштовувати рівні доступу. | Розташований на панелі швидкого доступу. |
|
Додати коментар до завдання 
|
Це елемент інтерфейсу, призначений для додавання коментарів до конкретних завдань у процесі опрацювання документа. | 1.Розташований в маршруті опрацювання документа, поруч з кожним завданням, включаючи головне завдання (назву документу). 2.Активується (підсвічується) при наведенні курсора миші на завдання. |
|
Коментарі до завдання 
|
Це елемент інтерфейсу, вказує на наявність коментарів до завдання. | 1. Розташований в маршруті опрацювання документа, поруч із завданнями, до яких було додано коментарі. 2. З'являється автоматично після додавання першого коментаря до завдання. |
|
Запросити доступ  
|
Це інтерактивний елемент, який з'являється при наведенні курсору на документ, до якого у користувача немає доступу. Натискання на цю кнопку відкриває форму для запиту доступу до документа. У формі користувач може вибрати одержувача запиту (зазвичай ініціатора документа або іншого співробітника) та додати коментар із причиною необхідності доступу. | 1. Розташований безпосередньо біля назви недоступного документа. 2. Розташований в центральній частині сторінки. |
|
Teams 
|
Це елемент інтерфейсу, за допомогою якого можна здійснити виклик через Teams, надіслати повідомлення, запланувати зустріч з учасниками опрацювання документа. Ця функція дозволяє швидко почати комунікацію з учасниками безпосередньо в системі, не відкриваючи додаток Teams окремо. | Розташований на панелі швидкого доступу. |
|
Модуль сканування 
|
Елемент інтерфейсу, який дозволяє користувачу активувати функцію сканування документів для поточного комп’ютера. Кнопка «Активовано для даного комп'ютера» підтверджує, що комп’ютер готовий до роботи з модулем. Користувачу пропонується під'єднати «папку сканера» як мережевий диск за допомогою командного файлу, щоб зберігати скановані файли у зазначеному місці. | Розташований в меню налаштувань. |